Tùy chỉnh liên hệ

Bạn có thể thực hiện các hành động tùy chỉnh liên hệ, bao gồm:

1. Xem liên hệ theo thẻ hoặc phân khúc

2. Tìm kiếm liên hệ

3. Lựa chọn liên hệ

4. Cập nhật hồ sơ liên hệ

5. Cập nhật trạng thái của liên hệ

6. Ghi chú cho liên hệ

7. Lưu trữ liên hệ

8. Xuất liên hệ

9. Xóa liên hệ

1. Xem liên hệ theo thẻ hoặc phân khúc

1.1. Xem liên hệ được lọc theo thẻ

Bước 1. Mở danh sách khách hàng

Trên thanh menu ở màn Dashboard, bạn nhấn chọn mục Khách hàng để mở danh sách khách hàng

Bước 2. Chọn thẻ để lọc liên hệ

Bạn nhấn chọn ô Xem theo thẻ ở phía trên bên trái bảng danh sách liên hệ và nhập tên thẻ hoặc chọn thẻ từ trong danh sách thả xuống để lọc liên hệ.

Các liên hệ được gắn thẻ đó sẽ được hiển thị trong bảng danh sách liên hệ.

1.2. Xem liên hệ theo phân khúc

Tại trang Danh sách khách hàng, bạn nhấn chọn ô Xem theo phân khúc ở phía trên bên trái bảng danh sách liên hệ và nhập tên phân khúc hoặc chọn phân khúc từ trong danh sách thả xuống để xem liên hệ thuộc phân khúc đó.

Các liên hệ thuộc phân khúc đó sẽ được hiển thị trong bảng danh sách liên hệ.

2. Tìm kiếm liên hệ

Liên hệ được tìm kiếm thông qua các thông tin liên quan, thông tin đó có thể là địa chỉ email, tên hoặc số điện thoại của liên hệ cần tìm kiếm.‌

‌Nhập từ khóa thông tin của liên hệ bạn cần tìm kiếm vào ô Tìm kiếm liên hệ ở phía trên bên trái bảng danh sách khách hàng. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng theo tên, số điện thoại hoặc email hay bất cứ một thông tin nào của khách hàng

Các liên hệ có chứa từ khóa đó sẽ được hiển thị trong bảng danh sách liên hệ.

3. Tích chọn khách hàng

Trong danh sách khách hàng, bạn có thể tích chọn khách hàng để tùy chỉnh thông tin theo nhiều cách

Cách 1. Tích chọn từng khách hàng

Trong bảng danh sách khách hàng, bạn tích vào ô trống bên trái tên khách hàng để chọn khách hàng đó. Bạn có thể chọn tích một hoặc nhiều khách hàng tùy thuộc vào mục đích.

Cách 2. Chọn tất cả khách hàng

Trong bảng danh sách khách hàng, bạn có thể lựa chọn tất cả khách hàng nhanh hơn việc chọn tích từng khách hàng, bằng cách chọn tích tiêu đề cột Khách hàng

4. Cập nhật hồ sơ khách hàng

Các khách hàng đang ở trong danh sách lưu trữ sẽ không thể cập nhật hồ sơ.

Bước 1. Mở trang hồ sơ liên hệ

Trong bảng danh sách khách hàng, bạn nhấn vào thông tin của một khách hàng muốn thực hiện cập nhật hồ sơ ở cột Khách hàng để mở thanh thông tin tóm tắt của khách hàng.

Sau đó nhấn nút Xem chi tiết trong thanh thông tin để mở thông tin chi tiết của khách hàng.

Bước 2. Thực hiện cập nhật hồ sơ liên hệ

Trong trang thông tin chi tiết khách hàng, bạn có thể thực hiện chỉnh sửa các thông tin của khách hàng trong phần Hồ sơ bằng cách nhấn vào nút Chỉnh sửa ở góc trên bên phải của mục đó. Sau khi chỉnh sửa thì nhấn Lưu để thông tin được cập nhật.

Nhấn nút Chỉnh sửa để mở cửa sổ Sửa hồ sơ

Thực hiện chỉnh sửa hồ sơ khách hàng rồi nhấn Lưu

Trên cửa sổ Sửa hồ sơ, ngoài việc thay đổi nội dung những trường thông tin đã có, bạn có thể tạo thêm trường mới cho khách hàng bằng cách nhấn vào + Tạo trường mới. Sau khi tạo trường mới, bạn nhấn nút Lưu ở phần Tạo trường mới để trường thông tin mới tạo được lưu lại.

5. Cập nhật trạng thái của khách hàng

Bạn có thể chủ động thay đổi trạng thái của khách hàng và lưu ý một số điều sau:

• Các khách hàng đang ở trạng thái Đã đăng ký chỉ có thể được thay đổi trạng thái thành Hủy đăng ký.

• Các khách hàng đang ở trạng thái Hủy đăng ký chỉ có thể được thay đổi trạng thái thành Đăng ký

• Các khách hàng đang ở trạng thái Chưa đăng ký hoặc Đã xóa không thể thực hiện thay đổi trạng thái

Có hai cách để thực hiện thay đổi trạng thái của khách hàng:

• Thực hiện thay đổi trạng thái của liên hệ trong trang Danh sách khách hàng

• Thực hiện thay đổi trạng thái của liên hệ trong trang Hồ sơ khách hàng

1. Thay đổi trạng thái của khách hàng trong trang Danh sách khách hàng

Bạn lựa chọn các khách hàng cần thay đổi trạng thái > Nhấn vào ô Hành động màu xanh nằm phía trên bảng danh sách khách hàng > Chọn trạng thái cần thay đổi (có thể là Hủy đăng ký hoặc Đăng ký)

Như vậy là các liên hệ được chọn sẽ thay đổi trạng thái.

2. Thay đổi trạng thái của liên hệ trong trang Hồ sơ khách hàng

Sau khi mở trang hồ sơ khách hàng, bạn nhấn vào nút Hành động và chọn trạng thái cho khách hàng (có thể là Hủy đăng ký nếu khách hàng đang có trạng thái là Đã đăng ký, hoặc Đăng ký nếu khách hàng đang có trạng thái là Hủy đăng ký)

ỉ Đối với những khách hàng có trạng thái là Chưa đăng ký hoặc Đã xóa thì phần thay đổi trạng thái sẽ không hiển thị trong danh sách thả xuống khi ta nhấn nút Hành động.

6. Ghi chú cho khách hàng

Sau những buổi gặp gỡ với khách hàng, sẽ có những vấn đề, ý kiến hay thông tin cần được lưu lại để có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng khi thực hiện các chiến dịch tiếp thị tiếp theo.

Trang Hồ sơ khách hàng sẽ có một ô ghi chú để giúp bạn lưu lại những thông tin như vậy. Bạn cũng có thể sửa lại hay xóa những ghi chú đã tạo.

1. Thêm ghi chú

Sau khi mở trang Hồ sơ khách hàng, trong phần Ghi chú, bạn thêm ghi chú bằng cách nhập văn bản vào ô nhập thông tin (văn bản không quá 1000 ký tự) > Sau đó nhấn nút Thêm màu xanh ở phía dưới bên phải của ô nhập thông tin để lưu lại ghi chú.

2. Sửa/Xóa ghi chú

Sau khi mở trang Hồ sơ khách hàng, trong phần Lịch sử ghi chú, bạn nhấn chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa ở bên phải thông tin ghi chú.

7. Lưu trữ khách hàng

Khi danh sách của bạn có nhiều liên hệ đã cũ và không có nhiều hoạt động tương tác thì bạn có thể thực hiện lưu trữ các khách hàng đó để tập trung vào các khách hàng chất lượng cũng như giúp tiết kiệm chi phí. Việc lưu trữ không phải là xóa liên hệ, dữ liệu của liên hệ vẫn được lưu giữ, vì vậy bạn có thể bỏ lưu trữ và đưa liên hệ trở lại danh sách bất cứ khi nào cần thiết.

Bạn có thể thực hiện lưu trữ khách hàng trên trang danh sách khách hàng (cách này có thể áp dụng cho lưu trữ một hoặc nhiều liên hệ) hoặc lưu trữ riêng từng khách hàng trên trang Hồ sơ khách hàng.

Cách 1. Thực hiện lưu trữ một hoặc đồng thời nhiều khách hàng trên trang danh sách khách hàng

1. Lưu trữ khách hàng

Trong màn Quản lý liên hệ, chọn danh sách liên hệ cần thực hiện lưu trữ liên hệ > Tích chọn những liên hệ cần lưu trữ trong danh sách liên hệ > Nhấn chọn ô Hành động > Chọn Lưu trữ > Nhấn nút Lưu trữ trong cửa sổ Xác nhận lưu trữ.

Tích chọn khách hàng và nhấn Lưu trữ từ danh sách hành động

Nhấn Xác nhận để thực hiện lưu trữ khách hàng

Như vậy là liên hệ đã được chuyển sang danh sách lưu trữ.

2. Xem liên hệ lưu trữ

Để xem các liên hệ được lưu trữ, bạn nhấn chọn tiểu mục Lưu trữ trong thanh menu.

Nhấn chọn Lưu trữ trên thanh menu Khách hàng

3. Hủy lưu trữ liên hệ

Để hủy lưu trữ, bạn mở danh sách liên hệ đã lưu trữ > Tích chọn các liên hệ cần bỏ lưu trữ > Nhấn nút Khôi phục màu đỏ phía trên bên phải bảng danh sách. Liên hệ sẽ không còn trong danh sách lưu trữ và được đưa trở lại danh sách liên hệ.

Cách 2. Thực hiện lưu trữ từng khách hàng

Một cách khác để lưu trữ từng khách hàng riêng lẻ là mở hồ sơ khách hàng đó, nhấn nút Hành động ở góc trên bên phải và chọn Lưu trữ.

Để hủy lưu trữ, bạn cũng nhấn vào nút Hành động và chọn Khôi phục.

8. Xuất danh sách khách hàng

Danh sách khách hàng được xuất dưới dạng file CSV

Bạn mở danh sách khách hàng và nhấn nút Xuất CSV, khi đó tất cả danh sách khách hàng sẽ được tải xuống dưới dạng CSV.

Bạn cũng có thể lựa chọn xuất khách hàng theo phân khúc hoặc thẻ bằng cách lọc danh sách theo phân khúc/ lọc danh sách theo thẻ và nhấn nút Xuất CSV.

9. Xóa khách hàng khỏi danh sách

Bạn chỉ có thể xóa từng khách hàng bằng cách mở hồ sơ khách hàng > Nhấn nút Hành động ở góc trên bên phải và chọn Xóa.